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Automatizar la facturación, una necesidad corporativa

La forma en la que una empresa se organiza es relevante para establecer cómo se llevan a cabo los diferentes procesos del negocio. Existen diferentes tipos de estructuras, desde niveles más centralizados a los más descentralizados. No hay una regla que dictamine qué forma de organizar es mejor entre todas.

La tendencia empresarial más determinante en los últimos años es una transición a estructuras más horizontales, donde se crean más departamentos con poder de decisión y se confían más responsabilidades a los trabajadores. Y estas mayores responsabilidades que se otorgan, junto con la división de tareas, requiere una comunicación interna dinámica, fluida y sólida.

Uno de los procesos que ha presentado más dificultades a las empresas es la gestión financiera. En empresas pequeñas quizá una sola persona es la que dedica tiempo a todo este proceso. Una persona es la que se encarga de gestionar las facturas: recibirlas, identificar los datos relevantes, vaciarlos en la hoja de Excel para su posterior registro en el sistema contable. En empresas más grandes es posible que diversas personas de diferentes departamentos, como el de contabilidad o el financiero, intervengan en el proceso.

Es importante que, por muy grande que sea la empresa o por cantidad de facturas que deban procesarse, el proceso debe ser ágil para que así no se pierda tiempo en esta tarea tan pesada, aunque necesaria. Ir de un departamento a otro, buscando a la persona responsable de validar o aprobar la factura, no parece una forma eficiente de llevar a cabo el procesamiento de facturas.

Esto da como resultado no solo la necesidad de digitalizar los procesos, sino también de automatizarlos, hoy en día existen sistemas que automatizan todo este proceso, por lo que todas las personas responsables están conectadas, y la recepción y contabilización de las facturas puede llevarse a cabo en algunos simples clics.

¿Cómo automatizar la facturación en mi empresa?

Una solución para aquellas empresas que ya cuentan con su propio sistema de administración, o ERP como lo es SAP Business One y desean integrar la facturación electrónica a ese sistema es el uso de un Add-On.

Un Add-On es un complemento de software que puede ser añadido al sistema, que amplía la funcionalidad nativa de SAP a los niveles de detalle que tu operación o industria requieren.


Principales ventajas de automatizar la facturación de un negocio

Reduce errores humanos: Al emitir las facturas de manera automatizada, las probabilidades de que el personal financiero genere facturas erróneas o cargue datos incorrectos en el proceso, es altamente menor. Un Add-On realiza la automatización mediante programación y cálculos precisos, integrando muchos datos al mismo tiempo.

Aumenta la productividad: Un sistema de facturación permite crear y guardar clientes, evitando cargar sus datos cada vez que se les facture (se hace una sola vez). Si bien una planilla de Excel con las fórmulas adecuadas, puede ser de gran ayuda para los inicios de una empresa pequeña, a medida que la misma vaya creciendo en sus ventas y procesos, requerirá un software que también calcule automáticamente otro tipos de datos como impuestos, rentabilidad reportes del negocio.

Ahorro por reducción de costos: Aumentar la productividad trae como consecuencia directa el ahorro por reducción de costos. El presupuesto ahorrado, ahora se puede destinar a otras áreas de la empresa que lo requieran. Por consiguiente, incrementa la competitividad de la empresa ya que el personal calificado puede enfocarse en aportar a la rentabilidad corporativa.

Resuelve la facturación de ventas online: Vender en línea que es la nueva forma de vender o de un eCommerce implica unificar los diferentes canales de venta y manejar de forma eficiente las distintas listas de precios de productos de la empresa. Con el Add-On se puede automatizar la emisión de facturas y la cartera de clientes, el manejo de la entrada y salida.


Le recomendamos hacer equipo con SAP Business One, que le proporciona un completo módulo de finanzas con el cual podrá gestionar de manera óptima sus procesos y control de entradas y salidas, y por lo tanto ofrecer un servicio de excelencia a sus clientes para lograr los niveles de rentabilidad que busca para su empresa.

Además contamos con un Add-On de Factura Electrónica, es un complemento añadido al sistema que amplía la funcionalidad nativa de SAP a los niveles de detalle que su operación o industria requieren.

Este Add-On proporciona control e información confiable y en tiempo real, este Add-On le permite tener: actualizaciones antes de que lleguen a los módulos nativos de SAP de acuerdo a los cambios vigentes del SAT, implementación de personalizaciones acordes con la empresa, timbrados masivos CFDI, envío automático de facturas.

Te invitamos a hacer equipo con SAP Business One y nuestro Add-On de Factura Electrónica con el cual podrás cumplir fácilmente con los requerimientos de la facturación electrónica y genera todos los CFDIs necesarios sin salir de SAP Business One. Volviendo flexible la configuración de tus documentos en el proceso de facturación con nuestro Add-On.

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