La digitalización es un término utilizado para referirse a la acción de procesar datos analógicos a formato digital, aunque cabe mencionar que es una confusión común asumir que esto se trata solamente de escanear documentos físicos. Sin embargo, este proceso puede ir muchos más lejos.
La digitalización en el área de los negocios se refiere a las empresas que utilizan tecnología para transformar sus operaciones y procesos con el fin de conseguir un beneficio específico. Esto incluye la digitalización de documentos, pero incluye muchos otros elementos adicionales. Se trata de usar equipo tecnológico para obtener nuevas oportunidades, como es el uso del celular o tablet.
Un ejemplo claro es la optimización de los sistemas de facturación, pues la facturación electrónica facilita el cobro de las facturas al integrarlo con medios de pago electrónicos y genera un ahorro considerable debido al ahorro del papel y gastos de distribución. Esta es solamente una de las tantas prácticas que se pueden ir aplicando como parte del proceso de digitalización. Iniciando con una aplicación web y después una opción móvil.
Poco a poco lo que se hacía impreso se ha ido erradicando, por lo que las empresas han ido adoptando las nuevas tecnologías. Casi todas las áreas se ven beneficiadas, pues te facilita la organización de documentos para tener un acceso más rápido, mejora las estrategias de mercadotecnia, simplifica las tareas diarias, aumenta prospectos alcanzados, hace la comunicación más eficiente, etc., en general, mejorar la experiencia de los usuarios, tanto clientes como colaboradores y acerca a la empresa a la industria 4.0.
Por estas razones, adaptarse a las tendencias digitales actualmente es vital para ser competitivos, ya que la reputación digital impacta y puede ayudar o perjudicar mucho la imagen de una marca.
La presencia digital es cada vez más primordial debido a que el nivel de exigencia ha aumentado. Para los usuarios es más fácil acceder a un sitio web para encontrar información y/o para comprar algún producto o servicio que tener que ir a una tienda física. Actualmente, las personas buscan inmediatez y y la tecnología se los permite. Si se desea que un negocio se mantenga vigente, digitalizarse es vital.
Dentro de las principales ventajas de la digitalización se encuentra el ahorro de espacio físico. No es necesario tener grandes habitaciones llenas de cubículos y contenedores de archivo muerto. Todo se concentra en un servidor central, que -a su vez- puede contratarse en renta y ni siquiera debe estar presencialmente en la oficina.
Se facilitan y agilizan los procesos internos y externos. Esto gracias a que para encontrar los archivos solamente es necesario un par de clicks. Además, que es más fácil archivas y organizar los documentos. Ya no sufrirá por dónde dejaron el papel. Y hablando de, la facturación al ser digital -en algunos países ya es una obligación fiscal- es inmediata, olvídese de los problemas por los atrasos en la ejecución de estas. A todo esto podemos sumarle el acceso remoto, el ahorro de papel, un aumento en la seguridad de nuestra información entre muchas otras ventajas.
¿Por dónde empezar?
Existen múltiples opciones y métodos para poder integrar una empresa a la era digital. Cada empresa es única y ningún proceso es unitalla. Se necesita realizar una evaluación entre los colaboradores y expertos en la materia para generar un sistema que pueda cumplir con las necesidades de las empresas. Usar un sistema que no esté hecho a la medida puede traer problemas. En algunos casos, se necesitan aplicaciones extras para complementar un sistema y en otros casos, pueden acabar con un sistema más complejo del que se necesita.
En EVICITI sabemos que la digitalización es un reto para muchas empresas, por eso nos hemos capacitado para poder facilitar a las empresas integrarse a la era digital. Estamos para apoyarte. ¡Contáctanos AQUÍ para asesorarte de la mejor manera!
