Llevar la contabilidad de forma correcta no es un lujo, es una necesidad. Anteriormente, los registros fiscales se llevaban en hojas cuadriculadas y eran almacenados en cajas y archiveros donde perder un folio era un peligro relativamente probable. Estos errores son especialmente peligrosos en las Pequeñas y Medianas Empresas, pues pueden provocar problemas con las agencias fiscales que alentan el crecimiento.
Hoy, tenemos la gran ventaja de contar con sistemas electrónicos automatizados que garantizan el correcto funcionamiento de la contabilidad interna. Esta automatización de procesos ha facilitado el manejo de la contabilidad en empresas de todos tamaños. Esto no solamente beneficia a la empresa, los clientes reciben sus facturas de forma automática, dándote un mayor respaldo ante ellos.
Además de los beneficios que este sistema aporta, en México, se trata procedimiento obligatorio para todas las personas morales desde 2014. En otras palabras, se tienen previstas penalizaciones a quienes incumplan. Aquellos que no presenten su contabilidad digitalmente, tendrán que afrontar desde grandes multas, hasta años de prisión. Por fortuna, al realizar este proceso electrónicamente, podemos eliminar varios factores de riesgo, como la pérdida de registros, y asegurarnos de que nuestro trámite se realice correctamente.
Una de las ventajas más importantes de la contabilidad electrónica es la rapidez. Al estar toda la información dentro de un mismo sistema, podrás buscar información específica en tan solo segundos. Sumado a esto, el trabajo remoto ha sido uno de los principales beneficiados de este sistema, pues el equipo de contabilidad no necesita ir a la oficina diariamente para buscar entre montañas de facturas recibos y hojas de cálculo.
Además, una contabilidad electrónica te permite una facturación automática, es decir, se ordenan y almacenan automáticamente al ser generadas. Lo cuál reduce el riesgo de las facturas pendientes y la desubicación de estas. Agregando que -con el timbrado automático- no es necesario tener a un colaborador realizándolas en cuanto son solicitadas.
Otra gran ventaja de usar contabilidad electrónica es el ahorro de espacio. Ya no serán necesarias bodegas destinadas al almacenamiento de los papeles, pues, estos serán digitales. Sumado a esto, al contratar un sistema de contabilidad electrónica, tu información quedará almacenada y respalda en la nube. No existirá la preocupación por exceder el almacenamiento físico de tus dispositivos y tendrás la ventaja de acceder a dicha información de manera remota y segura desde cualquier dispositivo.
Por lo mismo, estos reducen ampliamente el riesgo de ataques, pues se instalan medidas de prevención y distintos niveles de acceso para que tu información y la de tus clientes esté siempre protegida. Asimismo, la información estará respaldada casi eliminando el riesgo de perder archivos importantes por un descuido de algún colaborador.
Finalmente, uno de los mayores beneficios de una contabilidad electrónica es el ahorro económico. Sí, la inversión inicial puede parecer costosa, sin embargo, a la larga resulta en una reducción de costos al ya no ser necesaria la contratación de toda una firma de contadores para supervisar las finanzas de la empresa. Sumado a evitar los gastos que realizar muchos trámites presenciales suelen representar.
Emprender nunca ha sido una labor fácil, y los temas fiscales -por lo general- son los que más complican la gestión y el desarrollo de las Pequeñas y Medianas Empresas. Un sistema de contabilidad electrónica facilita en demasía la navegación por los complejas y codificadas aguas de la burocracia fiscal.
Una solución para aquellas empresas que lidian con multitud de papeleo mes con mes es contar con sistemas en línea con información en tiempo real sobre su situación financiera. Existen opciones sin necesidad de contar con un sistema informático base o bien pueden ya contar con un ERP como lo es SAP Business One y desean integrar la solución de punto de venta mediante un Add-On.
Al contar con un sistema de Contabilidad Electrónica permites que tu empresa se enfoque en generar ganancias, ahorrándote tiempo administrativo y operativo. Es decir, contar con una herramienta así se generarían rápidamente los archivos que solicita el SAT para cumplir en tiempo y forma con lo que pide la ley.
Un Add-On es un complemento de software que puede ser añadido al sistema, que amplía la funcionalidad nativa de SAP a los niveles de detalle que tu operación o industria requieren.
Principales funciones de un Add-On de Contabilidad Electrónica
Actualizaciones: El Add-On desarrollado por nosotros tiene las actualizaciones oficiales del SAT antes que la funcionalidad nativa de SAP Business One.
Crea los documentos solicitados por el SAT: Se generan todos los archivos que se necesitan para cumplir con los requerimientos del SAT: catálogos de cuentas, balanza de comprobación, pólizas y auxiliares.
Personalización: Se implementan personalizaciones acorde con la empresa, siempre respetando los lineamientos del SAT.
Validación y exportación de documentos: Cuenta con exportación PDF y XML, validador CFDI. L validación es una ventaja muy importante antes del envío oficial al SAT.
Vuelve flexible la configuración de tus documentos en el proceso de facturación con nuestro Add-On desarrollado específicamente para SAP Business One.
Para ayudar a superar los desafíos actuales te ofrecemos una herramienta con una conectividad, visibilidad e integración inmediata. Al contar con un sistema de Contabilidad Electrónica tendrás una solución fácil de administrar, segura y accesible que te permite gestionar tu negocio de manera integral desde cualquier lugar.
Este Add-On proporciona control e información confiable y en tiempo real.
Te invitamos a hacer equipo con nosotros y nuestro Add-On de Contabilidad Electrónica que se adapta a las necesidades de tu empresa, ayudándote a mantener su crecimiento.